棚卸は、在庫が合っているかどうかを見るためのものですから、棚卸ミスは絶対にあり得ないと断言できるぐらいでなければいけません。 棚卸の際、ただ数えればよいというものではありません。
正確に短時間で終えなければならないのです。 「棚卸が1日では終わらなかったので、明日も営業できない」では話になりません。
棚卸を正確にするためにはコツがいります。 そのコツについては次項から具体的に説明しますが、その前にまず、基本的な心得を押さえておきましょう。
＜棚卸日までにするべきポイント＞棚卸が楽になるように在庫を減らす。 棚卸の前に、在庫を整理整頓する（とくに、預け在庫。
預かり在庫を整理する。 本来ならば事前整理を全く行なわず、いきなり棚卸を実施できる程度に整理しておくべきですが、なかなか難しい)。
棚卸の区画と担当者を決める（とくに棚卸の各区画は、矢印を書いて実施順序まで決める)。 棚卸区画をロ−プ.縄等で明確に区分する。
棚卸票に連番をつけ、各自に配布する開始番号、最終番号、枚数を記録しておく。 ＜棚卸実施日にするべきポイント＞棚卸実施は2人ペアで行ない、1人は声を出して現物数を数え、もう一人は棚卸票にわかりやすい字で記入する(1人が現物数の数えと記録を兼任すると間違いのもと)。

棚卸の正確さを検証するために、そのチェックをする（具体的には棚卸監査人を置く。)。 各自に配布した棚卸票がすべて回収されたか連番で確認する。
｢…1536,1537,1538。やっと終わった」ときどき見かける棚卸風景のひとコマです。 1個1円もしないビスやナットを一生懸命に数えています。
物を大切にするという意味においては賛成ですが、棚卸の経済性と正確性の点を考えればお勧めできません。 不経済かもしれないが、1つずつ数えているのだから間違いないと思われる方もいるでしょう。
もう一度数え直した場合に、果たして1538個になるでしょうか？そうです。 そのまま数えあげるのは、それほど正確ではないのです。
「棚卸は在庫を数えることだ」と説明しましたが、数えるだけが能ではありません。 数えるより早く正確な方法があればそれに越したことはないのです。
その方法が「換算法」です。 様々な換算形態がありますが、要するに全体の量を1個当たりの量で割り、棚卸数に置き直すことです。
たとえば、最もよく用いられる重量換算法をやってみましょう。 1個2グラムのものが200グラムの容器に入っていて、容器込みで1キロあるならば、（1,000グラム−200グラム）÷2グラムということになり、400個あるはずです。

この重量換算法が正確さを持つための決め手は、1個1個の重さのバラツキが小さいことです。 同じものでも、あるものは2グラム、あるものは4グラムでは、計算が正しくできません。
この方法がとれるのは、ネジやナットなど、比較的単価の安いものです。 こういうものなら、1,538個のものが1,500と換算されても問題はないでしょう。
さて棚卸には、大きく分けて「一斉棚卸」と「循環棚卸」があります。 一斉棚卸とは通常の棚卸であり、全社の在庫をいっぺんにすべてカウントすることです。
決算日に行なう棚卸は、まさに一斉棚卸です。 これに対して循環棚卸とは、在庫場所によって棚卸を実施する時期を変えて、順番に棚卸をしていく方法です。
この循環棚卸は、ある一部の在庫場所のみをカウントしますので、部分棚卸と言った方が当を得ているかもしれません。 「一度に全部の棚卸をやるより､少しずつやった方が楽でよい」とお考えになる方が多いと思います。
一見、そんな感じもしますが、実は循環棚卸は一斉棚卸よりも難しい棚卸方法なのです。 循環棚卸は在庫場所ごとに棚卸をするわけですから、在庫場所を明確に区切る必要があります。
たとえば、完成品倉庫に入庫され、完成品入庫伝票が起票されている物は、完成品倉庫にあるはずです（当たり前ですね)。 ところが、「完成品倉庫には置くスペースがないから、一時原材料倉庫の片隅に置いておこう」ということを実務ではよく行ないます。

この状態で完成品倉庫を循環棚卸する場合、どうなるでしょうか。 原材料倉庫に一時仮置きしている完成品も棚卸しないと在庫帳と合いませんね。
逆に原材料倉庫にスペースがなく、原材料を棚卸で現物を数えることにも増して重要なのが、棚卸票の記入です。 棚卸の結果は、棚卸一覧表に転記したり、在庫帳に記入したりします。
そのためには、記録として正確な棚卸票が必要になるのです。 棚卸票の記入で、よく犯すミスは次のようなものです。
336を366と記入した。 11×23を12×23と記入した。
在庫場所を間違えて記入した（在庫場所の区分が明確でない場合によく起こります）6なのか0なのか区別がつかない。 前回棚卸をしたときの棚卸票が残っており、回収した。
棚卸票は漏れなく重複なく記入され、コンピュータに入力されなければなりません。 そこで通常、棚卸票はコントロールシートを呼ばれている管理表で、その配布.回収.入力状況をチェックします。
棚卸票に連続番号をつけます（通常は、印刷屋さんにつけてもらうか、オ−トカウンタ−でつけます)。 棚卸票の何番から何番までをどの棚卸実施者に配布するのか、コントロールシートに記入します。
棚卸票を実際に配布します｡（棚卸を終えて）棚卸票を回収します。 その際には、使用.未使用、書き損じの別に枚数と番号を記入します。
配布したもの回収したものが一致した場合はＯＫなのですが、一致しない場合には探しに行ってもらいます。 どうしても見つからない場合には、紛失枚数欄に記入します。

棚卸票を記入してコンピュータに入力するのは、大変手間がかかります。 そもそも現場の人は、字を書くことを嫌がる傾向があります。
確かに伝票などを書くことは手間な作業ですから、正確に行なえという方に無理があるのかもしれません。 そこで登場するのが、「ハンディターミナル」です。
肩から担ぐタイプのものが主流のようですが、てのひらサイズのものでも充分に実用に耐えます。 最近かなり普及してきたノート型パソコンを棚卸の現場に持ち込んで、その場で入力する手も考えられます。
ハンディターミナルやノートパソコンを利用して、棚卸を行なう場合のメリットをあげてみましょう。 コンピュータへの入力がなくなるため棚卸事務が早く終わる。
そのため、コンピュータ入力に関わる費用がゼロになる。 製品コ−ドや部品コ−ドを入力すると、その場で製品名や部品名が表示されるようにすれば、正確性が格段に上がる。
バーコードを利用すれば、コ−ドも入力しなくてすむ。 次にデメリットは次のようなものです。
ハンディターミナル等の機器を購入しなければならない(1台30万円程度)。 ハンディターミナル等の操作に慣れなければならない。
棚卸監査を受けるために棚卸の状況を後からもう一度再現できるよう、棚卸の順序をはっきり決めておかねばならない。 滞留在庫は滞留在庫一覧表を見ればわかります。
その滞留在庫がどんな状態なのかは、現物を見ないとわかりません。 滞留在庫は古い在庫ですので、品質が劣化して、荷崩れが起こっている可能性もあるのです。
このように注意を要する在庫だけに、現物を見れば滞留在庫とわかる工夫が必要になります。 滞留在庫をすぐに見分ける方法として、「棚卸時に色シールを貼る」という手があります。


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